Proyek menurut Kamus Bahasa Indonesia Online adalah “rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit tenaga listrik, dsb.) dan dengan saat penyelesaian yang tegas”.
Ciri-ciri proyek :
- bersifat dinamis
- berlangsung hanya dalam periode waktu tertentu
- intensìtas kegiatan berbeda-bada
- kegiatan diselesaikan sesuai dengan anggaran dan waktu tertentu
- menyangkut berbagai kegiatan yang memerlukan keahlian multidisiplin
- diperlukan lintasan komunikasi dan tanggungjawab vertikal ataupun horizontal agar efektif dalam pengeloiaannya.
Sebelum melakukan/mengerjakan proyek,dibutuhkan suatu manajemen proyek agar dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan,mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasì perusahaan untuk
mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
Ada tiga tahapan penting dalam manajemen proyek, yaitu :
1. Perencanaan yaitu penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasì tim.
2. Penjadualan (Schedulling) yaitu menghubungkan tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan daiam proyek.
3. Pengendalian (Controlling) yaitu pengawasan sumber daya, biaya, kualìtas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.
Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Proyek akan berhasil apabila didukung oleh team project yang saling bekerja sama dengan baik. Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin team proyek tersebut.
Mengapa diperlukan manager proyek ?
Karena dalam suatu proyek diperlukan seseorang yang dapat merencanakan, mengatur dan mengarahkan proyek tersebut, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kesuksesan suatu proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya.
Bagaimana menjadi manajer proyek yang baik ?
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
- Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
- Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
- Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
- Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
- Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
- Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
- Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
- Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
- Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
Fungsi Manajer Proyek :
– Membuat kerja (Mengagendakan pekerjaan)
– Menjadwal kerja (Diagram PERT dan Grant)
– Bertanggung-jawab atas hasil kerja
Tugas manajer proyek :
1. Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu.
2. Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan.
3. Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana.
4. Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical.
5. Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga.
6. Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas
- Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
- Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
- Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
- Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)Menentukan Ketergantungan Antartugas
7. Empat tipe ketergantungan antar tugas :
- Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
- Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
- Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
- Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.
8. Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut:
- Orang
- Layanan
- Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
- Persediaan barang dan material
- Uang
9. Mengarahkan Usaha Tim
Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan manusia.
10.Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.
11. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek
Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
12 Kunci Sukses Manager Proyek
oleh Michael Greer dalam kutipan dari buku, “Chapter 6: Planning and Managing Human Performance Technology Projects” Handbook of Human Performance Technology, San Francisco, Jossey-Bass, 1999
Para manajer proyek harus fokus pada 3 dimensi keberhasilan proyek. Sederhana, pencapaian proyek berarti menyelesaikan semua proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan tingkat kualitas yang dapat diterima oleh Pemilik dan pemegang saham. Seorang manajer proyek harus menjaga perhatian tim untuk tetap fokus pada pencapaian tujuan-tujuan yang luas.
1. Perencanaan adalah segalanya serta berkelanjutan
Kegiatan yang paling penting bagi manajer proyek adalah terlibat dalam perencanaan yang terukur, sistematis, dan rencana tim yang terlibat mempunyai dasar hanya bertujuan keberhasilan proyek. Dan ketika seseorang ingin mengubah rencana tersebut, manajer proyek harus membuat yang perencanaan konsep yang baru untuk mencerminkan perubahan yang tepat dan benar. Jadi perencanaan dan replanning harus menjadi cara hidup bagi manajer proyek.
2. Manajer Proyek harus merasakan, dan menjadi panutan anggota tim
Karena proyek usaha terbatas dengan waktu terbatas, uang, dan sumber daya lain yang tersedia juga terbatas, jadi mereka harus terus bergerak ke arah penyelesaian. Karena anggota tim rata-rata memiliki prioritas lain, untuk itu peranan manajer proyek untuk menjaga perhatian mereka pada proyek, untuk mencek status secara berkala, melakukan evaluasi dan sebagai pengingat hal-hal yang sangat penting.
proyek yang berhasil menggunakan siklus proyek yang teruji dan terbukti. Model seperti model ISD standar dan lain-lain yang dijelaskan dalam teks ini dapat membantu memastikan bahwa standar profesional dan praktek terbaik yang dibangun dalam rencana proyek. Tidak hanya model ini yang dapat mendukung kualitas, tetapi manajer proyek membantu untuk meminimalkan ulang kesalahan yang terjadi. Jadi ketika waktu atau tekanan anggaran sangat rendah sehingga mendorong mengambil jalan pintas, maka keputusan itu kembali kepada manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mempertahankan siklus proyek
3. Kegiatan proyek harus divisualisasikan dan dikomunikasikan secara detail
Singkatnya, manajer proyek dan tim proyek harus sejak awal membuat gambar nyata dan menyampaikan kedalam pikiran setiap orang yang terlibat sehingga semua upaya difokuskan pada arah yang sama. Hindari deskripsi samar-samar di semua biaya, memberikan gambaran prototipe rencana dan memastikan bahwa setiap orang setuju untuk itu
4. Sanggup menyampaikan dan berkembang secara bertahap dalam aproksimasi
Ini hanya terlalu banyak biaya dan risiko terlalu banyak waktu yang dihabiskan dalam pengerjaan ulang untuk melompat dengan kedua kaki dan mulai membangun semua deliverable proyek. Membangun sedikit demi sedikit, mendapatkan review incremental dan persetujuan, dan mempertahankan evolusi dikendalikan.
5. Proyek memerlukan persetujuan jelas oleh sponsor
Persetujuan jelas poin, disertai dengan formal sign-off oleh sponsor, UKM, dan pemangku kepentingan lainnya, harus demarkasi poin dalam evolusi deliverable proyek. It’s ini sederhana: siapa pun yang memiliki kekuatan untuk menolak atau untuk menuntut revisi kiriman setelah mereka selesai harus diperlukan untuk memeriksa dan menyetujui mereka sebagai mereka sedang dibangun.
6. Keberhasilan proyek berkorelasi dengan analisis menyeluruh untuk kebutuhan proyek
Penelitian kami telah menunjukkan bahwa ketika hasil proyek di deliverable yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang didokumentasikan secara menyeluruh, maka ada kemungkinan sukses yang lebih besar proyek. Jadi manajer harus bersikeras bahwa ada kebutuhan bisnis yang didokumentasikan untuk proyek tersebut sebelum mereka setuju untuk mengkonsumsi sumber daya organisasi dalam menyelesaikannya.
7. Tanggung jawab Manajer Proyek harus diimbangi dengan otoritas setara
Ini tidak cukup untuk bertanggung jawab atas hasil proyek, manajer proyek harus meminta dan memperoleh kewenangan yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Secara khusus, manajer harus memiliki wewenang untuk mendapatkan dan mengkoordinasikan sumber daya, meminta dan menerima kerjasama UKM, dan membuat tepat, keputusan yang mengikat yang berdampak pada keberhasilan proyek.
8. Para manajer proyek harus berjuang untuk waktu untuk melakukan hal yang benar
Dalam pekerjaan kami dengan manajer proyek ini kita sering mendengar keluhan: “Kami selalu tampaknya memiliki waktu untuk melakukan proyek di atas, saya hanya berharap kami telah meluangkan waktu untuk melakukannya dengan benar di tempat pertama! “Proyek harus memiliki cukup waktu yang tersedia untuk” melakukannya benar pada kali pertama. “Dan manajer proyek harus berjuang untuk kali ini dengan menunjukkan kepada sponsor dan manajer puncak mengapa perlu dan bagaimana waktu yang dihabiskan akan menghasilkan kualitas.
9. manajer proyek harus memperoleh orang-orang terbaik
Dengan akuisisi orang-orang terbaik – yang paling terampil, yang paling berpengalaman, yang terbaik yang memenuhi syarat – manajer proyek sering dapat mengkompensasi waktu terlalu sedikit atau uang atau kendala proyek lainnya. manajer proyek harus berfungsi sebagai advokasi untuk para anggota tim yang berharga, membantu melindungi mereka dari gangguan luar dan membantu mereka mendapatkan alat-alat dan kondisi kerja yang diperlukan untuk menerapkan bakat mereka.
10. Pemilik proyek dan pemegang saham harus menjadi peserta aktif, bukan pelanggan pasif
Kebanyakan sponsor proyek dan stakeholder berhak menuntut kewenangan untuk menyetujui deliverable proyek, baik seluruhnya atau sebagian. Seiring dengan otoritas ini datang tanggung jawab untuk menjadi peserta aktif dalam tahap-tahap awal proyek (membantu untuk menentukan kiriman), untuk menyelesaikan review dari kiriman interim secara tepat waktu (menjaga proyek bergerak), dan membantu mempercepat manajer proyek akses ke UKM, anggota audiens target, dan dokumentasi penting.
11. Proyek harus mempunyai nilai komersil
Ada kalanya manajer proyek harus berfungsi sebagai tenaga penjual untuk menjaga komitmen para stakeholder dan sponsor. Dengan rencana proyek di tangan, manajer proyek mungkin perlu secara berkala mengingatkan orang tentang perlunya bisnis yang sedang dipenuhi dan bahwa kontribusi mereka sangat penting untuk membantu memenuhi kebutuhan ini.
12. Manajemen puncak harus aktif menyusun prioritas
Pada saat ini lebih ramping, organisasi otonom mengelola, tidak jarang untuk proyek anggota tim diharapkan untuk memainkan peran aktif tim banyak proyek pada waktu yang sama. Pada akhirnya, ada tiba saatnya ketika sumber daya yang membujur ke batas mereka dan ada terlalu banyak proyek akan selesai dengan sukses. Sebagai tanggapan, beberapa organisasi telah mendirikan Kantor Proyek terdiri dari manajer puncak dari semua departemen untuk bertindak sebagai clearinghouse untuk proyek-proyek dan permintaan proyek. Kantor Proyek review misi keseluruhan organisasi dan strategi, menetapkan kriteria untuk pemilihan proyek dan pendanaan, monitor beban kerja sumber daya, dan menentukan proyek prioritas yang cukup tinggi untuk disetujui. Dengan cara ini manajemen puncak memberikan kepemimpinan yang diperlukan untuk mencegah kemacetan multi-proyek.
Sumber :
